Como implantar a Auditoria de Compliance

Em um cenário de maior fiscalização da conduta das empresas, contar com uma auditoria de Compliance é indispensável para organizações que desejam demonstrar ao mercado e à sociedade o quanto estão comprometidas com a integridade e a conformidade legal. 

Isso porque a presença de um programa de Compliance e a realização de processos de auditoria são formas eficientes de garantir a conformidade com as boas práticas, contribuir para a boa reputação e credibilidade da marca e evitar sanções e multas. 

Mas a sua empresa já conta com uma auditoria de Compliance? 

Neste artigo, vamos abordar a importância da auditoria de Compliance e explorar os passos essenciais para a implantação desse programa de maneira eficaz. Continue a leitura! 

Compreendendo a importância da auditoria de Compliance

Antes de abordarmos o passo a passo da implementação de um programa de auditoria de Compliance, é importante esclarecer a importância desse conceito para as organizações. 

O termo Compliance, originado do inglês "to comply", pode ser traduzido como "estar em conformidade". Ele representa uma série de medidas e práticas que as empresas adotam para garantir que suas atividades estejam em conformidade com as leis, regulamentos e normas éticas.  

De maneira simplificada, o Compliance é uma garantia de que a organização está atuando de acordo com os procedimentos legais e regras estabelecidos, reduzindo os riscos do negócio, preservando sua integridade e promovendo uma conduta ética. 

A auditoria de Compliance faz parte do Programa de Compliance de uma empresa, e consiste na fiscalização recorrente das práticas adotadas, para garantir que elas estão sendo seguidas, verificar como estão sendo aplicadas e identificar possíveis falhas ou oportunidades de melhoria. 

O objetivo da auditoria é assegurar que a organização esteja operando conforme as normas aplicáveis e que os procedimentos internos estejam alinhados com os requisitos legais e éticos que regem o setor de atuação do negócio.

A realização das auditorias internas de Compliance é essencial para reduzir os riscos das operações, detectar fraudes e irregularidades, e aumentar a transparência por meio da fiscalização contínua dos processos da empresa.  

Auditoria de Compliance: como implementar? 

Agora que apresentamos a importância da auditoria de Compliance, confira os passos essenciais para adotar na hora de implementar esse procedimento na sua empresa: 

1 - Definição dos objetivos relacionados à área auditada

O primeiro passo para garantir uma auditoria de Compliance eficiente, é estabelecer os objetivos que irão orientar a execução do processo. Mas atenção: estes objetivos devem ter relação com a área que será auditada. 

Definir os objetivos de maneira clara e direta ajuda a alinhar as expectativas, bem como garantir os melhores resultados durante a auditoria interna. 

2 - Criação do plano de ação 

Em seguida, é realizado o plano de ação. Esta etapa consiste na listagem de todas as ações que serão executadas pela auditoria de Compliance. 

O plano de ação é um passo importante, pois permite uma visualização completa e mais clara da estratégia e de suas etapas.  

Algumas informações que valem ser incluídas no plano de ação são: quais áreas ou processos irão passar pela auditoria; quem irá fornecer os dados para os auditores; quais fatores serão considerados no processo; e como eles serão analisados. 

3 - Elaboração do cronograma de ações

O cronograma de ações é um complemento do plano de ação, pois também auxilia na organização do processo de auditoria de Compliance. 

Ele determina quando cada processo será auditado, garantindo que os responsáveis estejam cientes das prioridades e assegurando que tudo estará pronto para a análise quando chegar o momento. 

4 - Validação da auditoria

Para garantir que a auditoria seja um processo transparente e alinhado ao objetivo definido anteriormente, ela precisa passar por um processo de validação.

Para isso, é necessário disponibilizar o plano de ação e os resultados obtidos na investigação para pessoas interessadas, além de citar no documento de controle quais são os métodos e prazos, e quem são os colaboradores envolvidos nas tarefas. 

Os resultados iniciais, incluindo possíveis inconformidades encontradas, devem ser adicionados ao sistema de controle da auditoria para minimizar os riscos de manipulação e aumentar a confiabilidade dos dados. 

5 - Gestão de inconformidades

A gestão de inconformidades é realizada para reparar as falhas de Compliance e reduzir os riscos. 

Este gerenciamento é dividido em três etapas principais: 

• Planejamento: durante o planejamento, os responsáveis determinam o método mais adequado para corrigir as falhas, bem como as ações preventivas que deverão ser adotadas para reduzir os riscos.
• Implementação: esta fase consiste em definir os responsáveis pela supervisão e informá-los sobre as mudanças. 
• Verificação: nesta fase, é realizada uma análise para conferir o andamento das ações de melhoria e garantir que elas estão sendo realizadas de maneira a alcançar o resultado esperado. 

6 - Gestão de pessoas

A auditoria de Compliance envolve também ações voltadas aos colaboradores, para assegurar que todos os envolvidos entendam seu papel na manutenção do Compliance. 

A capacitação, por exemplo, representa uma maneira eficiente de garantir que os funcionários compreendam e executem corretamente as estratégias de Compliance dentro da organização.

7 - Emissão do relatório de auditoria

Ao final do processo de auditoria, é necessário elaborar um relatório para detalhar os objetivos, ações realizadas, inconformidades detectadas e melhorias implementadas para garantir o Compliance da empresa. 

A partir deste relatório, é possível verificar se os objetivos foram cumpridos e as metas alcançadas, quais informações foram coletadas, quais atividades não estavam em conformidade e quais ações de melhoria foram propostas. 

Este documento é essencial ao fim do processo, pois ele serve como base para a manutenção da conformidade, apresentando os investimentos necessários para preservar a cultura de Compliance, reduzir riscos e otimizar processos, além de estabelecer um prazo aproximado para a realização da próxima auditoria. 

Garantindo a conformidade empresarial com a Becker

No cenário atual, o Compliance é mais do que uma necessidade para as empresas. Mas para conquistar a conformidade e garantir uma boa reputação perante o mercado, é preciso contar com processos recorrentes de comprovação, como a auditoria de Compliance. 

A Becker é um escritório de advocacia com foco em atuação corporativa, que oferece serviços de auditoria interna de Compliance para empresas. 

Os processos de auditoria e avaliação são realizados conforme as diretrizes e os requisitos definidos pelas ISO 37001 e 37301, e pelas certificações Pró-Ética, Agro+, QualIES, entre outras.

Com a auditoria interna de Compliance da Becker, a sua empresa conta com suporte especializado, testes de processos e controles internos, e sugestões de adequações (gap analysis). 

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