FLUXO VIRTUAL E ASSINATURA DIGITAL DE CONTRATOS

Imagine, você no aeroporto, assinando pelo seu celular, vinte contratos, com a sua impressão digital, e com certificado digital, com plena validade jurídica. Isto é possível? Sim, e não entendemos porque muitas empresas ainda resistem a algo que reduzirá custos de forma imediata, otimizará fluxos internos, eliminará papel, arquivos físicos, e o principal, segurança e praticidades para os que assinam um ou cem contratos por mês.

Resumimos abaixo porque você deve aderir e implantar em sua empresa este novo mundo.

 

VALIDADE DA ASSINATURA DIGITAL
Para nivelamento dos conceitos, primeiro vislumbremos algumas alternativas de fluxos digitais ou eletrônicos de contratos e suas validações.
Existem dois principais conceitos ou modalidades relacionados a assinatura ou a manifestação de vontade eletrônica em um instrumento ou em um negócio: a assinatura eletrônica e a assinatura digital.

1.1. Assinatura Eletrônica
A assinatura eletrônica é qualquer forma de identificação da origem de uma mensagem ou documento, ou seja, de seu autor, e pode ir desde a identificação do remetente de um e-mail, um nome no rodapé de um e-mail, a imagem digitalizada de uma assinatura, aposta em um documento, o uso dos de login e senha para a submissão de um documento. Em resumo, uma assinatura eletrônica consiste em uma forma identificar o signatário.
Os exemplos mais usuais nas empresas são o envio de propostas e ordens de compra por e-mail, com a respectiva aceitação da outra parte também por e-mail, identificação do remetente, de seu IP, acesso a portais de fornecedores, e inúmeras outras, que conforme o método ou o meio utilizado, podem trazer maior ou menor segurança jurídica para o negócio.
Por exemplo, uma proposta aceita por e-mail tem uma segurança relativa, pois pode trazer várias discussões, desde a efetiva representação jurídica das partes (quem enviou a proposta e quem a aceitou por e-mail tinham efetivamente poderes ou as alçadas correspondentes para concluir o negócio, conforme os instrumentos societários da empresa?), até a efetiva originação do e-mail e vinculação aos seus signatários. Nestes casos, a discussão poderá se alongar, onde a parte prejudicada terá que, com outros meios de prova, demonstrar que o negócio se concretizou (testemunhas, outros pedidos já formalizados, pagamentos ou fornecimentos realizados, habitualidade de outros negócios fechados pelo mesmo meio, etc).
Outro exemplo de assinatura eletrônica são as senhas e chaves de acesso em transações bancárias (as que ainda não utilizam certificação digital), que atualmente revelam um elevado nível de segurança para estas transações. Neste caso, a segurança é elevada e o risco de discussões é reduzido.
Em resumo, nas transações utilizadas meramente com meios de assinatura eletrônica, a segurança será relativa, e poderá depender de outros meios de prova em caso de discussão.
Necessário distinguir assinatura digital da assinatura digitalizada. A assinatura digitalizada é a reprodução da assinatura física como imagem por um equipamento tipo scanner. Ela não garante a autoria e integridade do documento eletrônico, porquanto não existe uma associação inequívoca entre o subscritor e o texto digitalizado, uma vez que ela pode ser facilmente copiada e inserida em outro documento.

1.2. Assinatura Digital (com certificado digital)
Ao contrário da assinatura eletrônica, a assinatura digital por certificado digital é um meio robusto e válido de comprovação de autoria na assinatura de um documento eletrônico.
O extremo oposto de uma assinatura com certificado digital é assinatura física em papel comumente utilizada, e esta também pode ser contestada. O signatário pode alegar que sua assinatura foi forjada, que não rubricou determinada página que foi substituída, etc. Ou seja, mesmo no papel a segurança é relativa.
Em uma assinatura com certificado digital o conteúdo assinado é criptograficamente associado ao signatário – uma amarra baseada em funções matemáticas praticamente invioláveis. Sendo assim, a assinatura digital é não apenas uma forma de assinatura eletrônica, como também a que proporciona maior segurança. A técnica permite não só verificar a autoria do documento, como estabelece também uma “imutabilidade lógica” de seu conteúdo, pois qualquer alteração do documento, como por exemplo a inserção de mais um espaço entre duas palavras, invalida a assinatura.
Podemos dizer que a assinatura com certificado digital tem uma segurança maior do que uma assinatura física em papel.
No Brasil, acompanhando as iniciativas internacionais, criou-se um marco legal, publicado em 2001 na forma da Medida Provisória 2.200-2/2001 que também instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), uma hierarquia de autoridades que visa à identificação de pessoas físicas, jurídicas e até mesmo máquinas, em meio eletrônico. Assim, os documentos assinados digitalmente por uma “identidade” emitida pela ICP-Brasil (Certificado Digital) presumem-se verdadeiros em relação ao signatário:

Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
§ 1o As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários.

Na prática, eventual discussão caberá ao contestante, que terá que provar que a sua assinatura realizada com certificado digital ICP-Brasil não é válida. Trata-se de uma garantia semelhante a de um reconhecimento de uma firma em cartório, ou seja, conta-se com a chancela de uma terceira parte confiável sobre a identidade dos assinantes.
Outro marco legal foi a aprovação da Lei 11.419, de 2006 que regulamenta o uso de documentos eletrônicos no Poder Judiciário.
E em diversos órgãos ou instituições o certificado digital é amplamente utilizado, como na Receita Federal (e-CPF e o e-CNPJ), Bancos (os contratos de câmbio são todos digitais atualmente), Cartórios, Juntas Comerciais, e outros.
A conclusão é que os documentos assinados digitalmente com certificado ICP-Brasil têm garantias legais que agregam ainda maior segurança jurídica, até mesmo quando comparadas com assinaturas em papel. Quando assinados digitalmente, os documentos contemplam garantias técnicas de segurança superiores às outras formas eletrônicas e semelhantes às físicas, dada a associação entre o conteúdo assinado e o assinante.

2. RISCOS, FLUXOS E PROCEDIMENTOS
Na maior parte das empresas, observamos a seguinte proporção entre os negócios que são ou que deveriam ser formalizados por contrato e o restante das operações, considerando-se o universo total de relações comerciais ou negociais que uma empresa se submete diariamente.

Por exemplo, uma confissão de dívida de R$ 1.000.000,00 pode ser classificada como risco financeiro alto, pois se não corretamente formalizada em um contrato firmado pelos seus representantes legais, testemunhas, etc, pode gerar riscos no recebimento dos valores. E este tipo de instrumento, na maioria dos segmentos (em especial os industriais), ocorre em 20% das situações de necessidade de formalização de contrato. Outro exemplo é o contrato de terceirização dos serviços de segurança que pode ter um risco institucional elevado devido ao fato de ser um potencial gerador de passivos trabalhistas, e dentro deste risco, observa-se que 40% pode ter risco elevado.
Ou seja, independente da forma escolhida para um contrato (digital ou físico), a formalização para os que forem definidos como críticos deve ser observada e exigida (os 15% dos negócios que devem ser formalizados).
E dentro deste universo, deve-se buscar a forma mais célere e segura, dentre elas a virtualização e assinatura digital dos contratos.
Podem ser escolhidas matrizes de decisão prévia para a definição de “se” e “quando” um determinado negócio deve ser formalizado, como por exemplo a abaixo reproduzida:

E dentre os fluxos que podem ser definidos para a elaboração de um contrato, como o abaixo, a assinatura por certificado digital pode ser implantada de imediato.

3. ALÇADAS E REPRESENTAÇÃO
Independente da forma de assinatura de um contrato (física ou digital), o controle de representação e de alçadas deve ser observado com rigor e conforme definido nos contratos ou estatutos sociais da empresa.
Os diretores ou representantes da Empresa (procuradores), deverão utilizar os seus certificados digitais para assinar com segurança os contratos, conforme as suas respectivas alçadas e poderes, em especial para os contratos de risco médio/alto.
Escolhida a certificação digital, não se deve confundir o E-CNPJ com a representação da empresa para qualquer fim. O E-CNPJ é a certificação para fins fiscais perante a Receita Federal.
Para os contratos de risco baixo, outros meios poderão ser utilizados, conforme o volume da empresa (sistemas com identificação de IP, como por exemplo docusign e outros). Mas certamente a escolha de um único meio (no caso a assinatura com certificado digital) otimizará os fluxos internos com maior segurança jurídica.
Mediante a implantação de fluxo de assinatura digitais dentro do próprio sistema ou da ferramenta de assinaturas, pode-se criar um workflow de assinaturas, onde, por exemplo, o Diretor somente assina digitalmente um instrumento se ele já estiver assinado pele seu gerente e pelo Jurídico. Ou seja, redobra-se a garantia e segurança para todo o fluxo de validação de um contrato.

4. FORNECEDORES
A maior dificuldade encontrada para a assinatura digital de contratos e virtualização total do fluxo são os fornecedores ou clientes de menor porte, pois estes, devido ao seu baixo volume de contratos ou pela própria cultura interna, não adere a tais práticas.
A solução é definir, já na contratação de fornecedores, que estes deverão ter certificação digital para assinatura dos contratos entre as empresas.

5. REDUÇÃO DE CUSTOS E PRAZOS
Com a implantação do fluxo virtual e assinatura digital de contratos, as estimativas de redução de custos e prazos é a seguinte.

Modalidade Prazo médio (dias) Custo mês ** Custo ano**
Contrato/fluxo físico 29 R$ 17.000,00 R$ 204.000,00
Contrato/fluxo digital 13 R$ 1.420,00 R$ 17.040,00
Total redução 16 R$ 15.580,00 R$ 186.960,00

** para um universo de 100 contratos/mês – custo considerando-se somente os valores de impressão, remessa de documentos, arquivamento e afins.

A redução de custos na utilização imediata de fluxos 100% digital é imediata.
O fluxo digital de contratos elimina o processo manual de coleta de assinaturas, a remessa física de documentos, o reconhecimento de firmas e a gestão de documentos físicos, reduzindo custos, simplificando os processos e agilizando substancialmente a formalização dos documentos.

6. DECISÕES JUDICIAIS
Os tribunais têm dado total validade aos documentos assinados digitalmente:

“Ementa: Agravo de instrumento tirado contra decisão proferida em execução de título extrajudicial que determinou a juntada de cópias autenticadas dos contratos de empréstimo exequendos sob pena de indeferimento da inicial – Inconformismo do banco credor sustentando que as cópias que acompanharam a inicial foram eletronicamente registradas e contam com certificado digital de autenticidade do Cartório de Registro de Títulos e Documentos de Maceió – AL, o que é permitido pelo sistema de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), instituído pela MP 2.200, de 28/06/2001 – Acolhimento – Exibição de cópia do contrato registrada eletronicamente com certificação digital de autenticidade perante cartório extrajudicial – Presunção de autenticidade que emerge da certificação digital, dispensando a juntada de cópias autenticadas – Interpretação do art. 385, do CPC que deve ser feita em consonância com os avanços da era digital – Inteligência do art. 365, VI, do CPC, c.c. art. 11, § Io, da Lei 11.419/2006 (Informatização do processo judicial) – Recurso provido. (Agravo de Instrumento n° 7378412-6, Rei. Moura Ribeiro, jul. em 06/08/09).” No mesmo sentido: “Agravo de Instrumento 0009668-15.2011.8.26.0000

Ementa: Alienação fiduciária. Busca e apreensão. Não localização do bem. Pedido de conversão da ação em execução de título extrajudicial. Determinação para apresentação da via original do contrato. Desnecessidade. Documento apresentado é cópia do contrato, registrado e certificado digitalmente por Tabelião, que possui presunção de veracidade. Recurso provido. 2130832-05.2014.8.26.0000 Agravo de Instrumento / Alienação Fiduciária Relator(a): Gomes Varjão Comarca: Ribeirão Preto Órgão julgador: 34ª Câmara de Direito Privado Data do julgamento: 25/08/2014 Data de registro: 27/08/2014

7. CONCLUSÃO

O fluxo virtual e a assinatura digital de contratos têm as seguintes vantagens que justificam a sua imediata aplicação:
a. Segurança jurídica
b. Integridade
c. Agilidade
d. Simplicidade
e. Redução de custos
f. Criação de cadeias de validação
g. Sustentabilidade e redução de impacto ambiental
h. Eficiência
i. Assinaturas em lotes

Ricardo Becker