A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE CONTRATOS NA TOMADA DE DECISÕES ESTRATÉGICAS

Escrito por Renata Barrozo Baglioli, advogada com expertise na área de Contratos Empresariais e Direito Societário do escritório Becker Direito Empresarial

A eficiente gestão de contratos empresariais tem, cada vez mais, se traduzido em importante ferramenta para os gestores e executivos das empresas tomarem decisões estratégicas frente a fornecedores, clientes e demais agentes, de modo alinhado com os objetivos traçados, orçamento definido, expectativa de resultados e mitigação de riscos.

Tão importante quanto endereçar a profissionais capacitados a revisão e elaboração de instrumentos jurídicos adequados e customizados às necessidades do negócio e da operação é monitorar e acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais e dos marcos estabelecidos (renovações/ reajustes / entrega de “deliverables”).

A Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM – Contract Lifecycle Management) compreende as etapas de (i) pré-contratação, na qual a empresa solicitará documentação e certidões de regularidade da parte contratada, bem como negociará as condições comerciais, incluindo as áreas da empresa envolvidas no projeto; evoluindo para a (ii) elaboração de contrato jurídico, caso se identifique que existem riscos (de ordem trabalhista, ambiental, contratual), ou se o fornecedor/cliente é estratégico para o business, apontando assim para a necessidade de um instrumento contratual vinculante; (iii)  pré-execução, quando serão verificados os poderes e alçadas dos responsáveis legais da empresa  e da contratada e negociadas condições comerciais ou aspectos jurídicos pendentes; (iv) execução, que implica na coleta de assinaturas dos responsáveis legais e testemunhas, e conferência da minuta na versão acordada pelas partes; e (v) o monitoramento e acompanhamento de marcos, prazos e eventos (financeiros ou obrigacionais) do contrato até seu encerramento (término do prazo legal ou rescisão).

Para a acurada definição das etapas da gestão do contrato é indispensável que os fluxos internos da empresa estejam bem definidos, claros e disseminados, assim como os papéis dos responsáveis das áreas que farão parte do ciclo de vida do contrato.

É recomendável, ainda, que o departamento financeiro integre várias etapas do fluxograma da gestão, dado que as diretrizes da gestão do contrato devem estar alinhadas com o orçamento do projeto, sua rentabilidade e permitir determinados movimentos do departamento financeiro (retenções de pagamento, cobrança de multas, reajustes), conforme marcos definidos pelos gestores e previstos no instrumento contratual.

O envolvimento dos responsáveis nas etapas da gestão do contrato, condizentes com sua matriz de responsabilidades dentro da organização, é fundamental para que sejam constantemente avaliados os pontos críticos, validados os fluxos e instrumentos jurídicos utilizados e para a identificação de tendências, com vistas a auxiliar os executivos no processo de tomada de decisões e na consequente maximização dos resultados da empresa.

As ferramentas de tecnologia atualmente disponíveis no mercado e em constante aprimoramento, a nosso ver, não substituem profissionais qualificados (advogados, contadores, capital humano das áreas da empresa), mas seguramente são facilitadores na organização da gestão da informação, de modo a permitir que esteja ela disponível em tempo real, com a urgência que requer a dinâmica dos negócios nos dias de hoje.

Ainda que a gestão de contratos possa ser estruturada de maneira simples (por meio de utilização de planilhas em excel ou em formato bastante simplificado), fato é que há tecnologias acessíveis (Business Intelligence) que entregam diversos produtos a que se propõem, a exemplo de gráficos bastante visuais e de fácil compreensão, relatórios gerenciais, estratificação de passivos de demandas judiciais, e, em especial, na área de contratos, softwares que permitem extrair indicadores de quantitativo de celebração de contratos (por localidade, matéria, área) e acordos (pré-contencioso), performance (cumprimento de obrigações/rescisões), tempo de resposta dos gestores e terceirizados, gerir marcos e prazos, entre outros.

Outra novidade que já nasce de imediata aplicação é a implantação de assinatura digital em contratos (e documentos), favorecendo a economia sustentável, a facilidade de armazenamento (em nuvem) e localização de arquivos, e a autenticidade de assinaturas, certificada por instituições que utilizam algoritmos de chave de segurança pública.

Enfim, as inovações no mundo digital devem ser agregadas ao conhecimento humano para facilitar a correta compreensão e mensuração dos riscos envolvidos nas transações e negócios jurídicos empresariais, permitindo que as pessoas gozem, cada vez mais, de maior capacidade para a tomada de decisões alinhadas com a missão, valores, objetivos e planejamentos de suas organizações.